Costruire relazioni di valore è importante nella vita come nel lavoro.
Un’idea può nascere dal singolo, ma è con il contributo di molti che l’intuizione si concretizza in proposta. Se ci pensiamo è proprio quello che succede nel contesto degli europrogetti, o nei progetti finanziati in genere, in cui il partenariato assume un valore particolare. Le organizzazioni partner contribuiscono fin dalla prima fase (Fase 1 – dall’idea alla proposta(1)) alla trasformazione del progetto dallo stato embrionale a quello in cui si formalizza la domanda. Il ruolo del partenariato continua ad essere centrale anche nella seconda fase (Fase 2 – esecuzione di un progetto finanziato(2)) in cui ciascun project manager gestisce il proprio team e il project manager dell’organizzazione coordinatrice orchestra le attività di ciascun partner.
Il partenariato diventa, in questo contesto, un’espressione della sinergia e della cooperazione tra popoli che proprio animava i padri fondatori europei. Com’è bello lavorare in un progetto in cui le relazioni ci soddisfano e ci arricchiscono, costruire progetti così non è facile, ma quando ci riusciamo che bella sensazione!
Scegliere i partner giusti
La scelta dei partner di un progetto non può essere un’attività lasciata al caso, ma deve essere un processo formale che ha come obiettivo l’individuazione delle organizzazioni che possono dare valore e che soddisfino in toto i criteri del bando. Ma la scelta dei partner di progetto è soprattutto una scelta strategica, costituire un partenariato che funzioni e che porti a relazioni costruttive e proficue è ciò di cui un progetto ha più bisogno. Trovare partner giusti è vitale, per farlo possiamo utilizzare strumenti come il portale per la ricerca messo a disposizione dall’Unione europea Partner Search , oppure possiamo basarci sulle nostre conoscenze e sulle collaborazioni in essere o pregresse della nostra organizzazione. Quello che è importante è che nel processo di selezione dei potenziali partner teniamo conto di tutte le condizioni e dei criteri indicati nel bando. In aggiunta a questo è necessario applicare dei metodi di valutazione delle singole organizzazioni che, a parità di condizioni, permettano di effettuare una scelta piuttosto che un’altra. Principali fattori qualificanti possono essere il grado di sinergia e complementarietà del partner rispetto al coordinatore, il valore aggiunto che apporterà, il grado di expertise specifica per il progetto (3). Ciascuno dei fattori elencati può essere valutato e classificato per inquadrare il potenziale partner ed effettuare una scelta tra più candidati. Per farlo possiamo utilizzare una matrice di rilevanza che classifichi i potenziali partner in base al grado di influenza e di importanza per il progetto. Più alto sarà il grado di importanza e di influenza del partner (quadrante B) più corretto sarà orientare la scelta su di esso.
Fonte: Project management e progetti europei- sinergie, buone pratiche, esperienze
Inizialmente potrebbe anche essere che all’elaborazione della proposta partecipino solo alcune delle organizzazioni partner e successivamente, quando sarà necessario formalizzare il partenariato, si attivi il processo di scelta definitiva con l’arricchimento dei partner già presenti. Il partenariato si formalizza con l’agreement che diventa il documento tecnico, ma anche politico, fulcro di tutto il progetto attorno al quale i partner si muovono e decidono le azioni nel corso dell’iniziativa.
Anche il grado di eterogeneità dei partner è spesso valutato positivamente come un fattore qualificante del progetto. La diversità intesa come differente collocazione geografica, pluralità di competenze, di ruoli, di cultura e di pensiero del partenariato è un importante valore aggiunto. Questo di fatto permette di avere una migliore gestione della complessità grazie alla capacità di “pensare fuori dagli schemi” e supporta anche una gestione dei rischi più efficace. La varietà di interlocutori che partecipano ai processi di risk management aiuta, infatti, il project manager a individuare più facilmente i potenziali rischi e le opportunità e a definire i rispettivi piani per mitigare o favorire gli impatti.
Investire sulle relazioni per avere collaborazioni future di valore
Chiaramente anche la conoscenza pregressa che possiamo avere di una certa organizzazione con cui magari abbiamo già collaborato in passato è uno dei fattori determinanti per la scelta. In questo processo possiamo essere attivi o passivi, cioè possiamo essere noi l’organizzazione che sceglie i partner oppure possiamo essere noi potenziali candidati per il partenariato. Ecco perché in entrambi gli scenari è fondamentale aver seminato bene e aver costruito relazioni sane e vivaci. Per farlo non bastano le parole o le buone intenzioni, ma è necessario investire le giuste risorse. Nei budget annuali si devono prevedere investimenti continui nella ricerca e sviluppo, nelle collaborazioni con enti, associazioni e università, nelle iniziative sociali e di comunità, per finanziare progetti di collaborazione con le altre organizzazioni nei settori e negli ambiti che valuteremo essere di nostro interesse. Questo significa lavorare ad accordi e protocolli d’intesa, partecipare alla costituzione di reti di imprese e alla creazione di partnership dedicate che canalizzano e focalizzano gli sforzi e le risorse.
Lavorare investendo sulle partnership ci darà l’enorme vantaggio di creare una reputazione positiva tra gli attori di settore, oltre che beneficiare del ritorno che avremo dai singoli progetti messi in campo.
Partenariato come sottoinsieme di tutti gli stakeholder
Di fatto il partenariato è un sottoinsieme di quelli che sono gli stakeholder complessivi di un progetto, gestirlo bene quindi è fondamentale proprio come lo è in generale la gestione degli stakeholder di un progetto, anche di piú!
Il Project Management Institute (PMI) nel PMBoK 7th edition definisce lo stakeholder di un progetto come un’ individuo, gruppo o organizzazione che può influenzare, essere influenzato (o percepire se stesso come essere influenzato) da una decisione, attività o risultato di un progetto”. (4)
Nel partenariato è proprio l’agire come gruppo che lo caratterizza e gli conferisce un valore particolare. La capacità di influenzare e agire come un insieme di attori cooperanti per il progetto conferisce infatti al partenariato una potenzialità molto importante che se usata bene può decidere in positivo le sorti del progetto. I partner di progetto sono stakeholder primari e come tali vanno gestiti. Per prima cosa dobbiamo distinguere tra stakeholder interni ed esteri al partenariato (5)
Fonte: Project management e progetti europei- sinergie, buone pratiche, esperienze
Questo perché ogni partner ha i suoi stakeholder che vanno gestiti dal singolo project manager tramite i corretti processi di analisi, engagement e monitoraggio! Lo sforzo di convergenza ulteriore va fatto dal project manager dell’organizzazione coordinatrice che deve comunicare bene e monitorare costantemente il coinvolgimento e le criticità provenienti dai singoli partner.
Comitati multistakeholder
Per migliorare l’engagement degli stakeholder, e dei partner in particolare, in progetti complessi può essere molto utile utilizzare lo strumento dei comitati multistakeholder. Questi sono comitati trasversali che vedono la partecipazione di organizzazioni provenienti dai diversi settori interessati dal progetto (economici, sociali, pubblici e privati, comunità locale). L’istituzione di tali comitati funge da acceleratore del coinvolgimento degli stakeholder grazie alla condivisione dei differenti punti di vista e delle varie esigenze provenienti dai diversi attori che resterebbero altrimenti spesso ignorati e non compresi o sconosciuti alle singole organizzazioni.
(1)(2)(3)(5) Project management e progetti europei – Sinergie, buone pratiche, esperienze, Franco Angeli 2021.
(4) PMI Project Management Body of Knowledge (PMBoK) 7th edition
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