A cura di Marco Cangiano

Nel mondo moderno, la natura ibrida delle attività professionali sta diventando sempre più predominante. Con l’avvento della tecnologia e la crescente flessibilità nelle modalità di lavoro, svolgere riunioni efficaci e produttive ha un ruolo cruciale nel facilitare la comunicazione, la collaborazione e il progresso delle mansioni quotidiane dei “virtual teams” spesso geolocalizzati in ampie aree. In questo articolo, esploreremo le strategie chiave per massimizzare gli incontri nel lavoro agile.

Il lavoro ibrido si caratterizza per la combinazione di modalità di lavoro in sede e a distanza. Questo consente ai dipendenti di lavorare da remoto (casa, hub coworking) o in ufficio, in base alle esigenze specifiche sia personali che del progetto. Tuttavia, questa flessibilità richiede un’adeguata gestione delle comunicazioni per poter mantenere elevati standard di collaborazione e produttività fra tutti i soggetti.

Alcune minacce e relative strategie per ottenere una “buona riunione” possono essere:

  • Mancanza di contatto fisico: questo può rendere difficile instaurare un’efficace connessione emotiva tra i partecipanti, compromettendo l’interazione e la coesione di gruppo. Tale difficoltà può essere risolta includendo un momento di “Pre riunione” per concedere ai membri alcune chiacchiere informali. Inoltre durante la riunione, è buona pratica mettere in campo strumenti di collaborazione interattiva (spazi e lavagne virtuali condivise) in modo da rendere più “vicini” i colleghi.
  • Difficoltà di replica: In un ambiente ibrido, alcuni membri del team partecipano in sede mentre altri da remoto. Questa differenza può creare disuguaglianze nelle opportunità di contribuire e di essere coinvolti attivamente nelle discussioni (chi alza “la mano virtuale“ rispetto a chi “risponde al volo”). Per questo occorre saper ben coordinare i vari interventi, sfruttando quindi la tecnologia dell’alzata virtuale anche per chi è in presenza (facendo quindi collegare tutti alla riunione, indistintamente se vicini o lontani) in modo da mantenere una coda ordinata di risposta. Inoltre, pianificare con cura l’ordine del giorno aiuta a strutturare le riunioni in modo chiaro e conciso, identificando gli obiettivi chiave e gli argomenti da discutere, alla fine dei quali effettuare di volta in volta un giro di tavolo virtuale per permettere a tutti di replicare.
  • Distrazioni e interruzioni: Lavorando da casa o in altri ambienti non convenzionali, i partecipanti da remoto, potrebbero essere soggetti a distrazioni esterne che potrebbero compromettere la loro concentrazione e impegno durante le riunioni, si potrebbe quindi optare per stabilire delle regole di comportamento, come mantenere webcam e microfono attivi qualunque cosa accada, in modo da responsabilizzare i virtual teams per le future occasioni.
  • Problemi di connettività: problemi tecnici con la tecnologia di videoconferenza possono interrompere la riunione e frustrare i partecipanti, occorre quindi sempre verificare con anticipo il corretto funzionamento degli strumenti.
  • Registrare la riunione: per chi non ha potuto partecipare o ha avuto imprevisti tecnici, è così possibile rivedere i contenuti in un secondo momento senza obbligare gli altri ad attendere la risoluzione della problematica. Inoltre, registrare permette ed obbliga i partecipanti anche ad avere una maggior consapevolezza dei propri atteggiamenti, questo perché il “recording” instilla in tutti il timore di una diffusione a terzi o nella peggiore delle ipotesi direttamente al reparto HR. 

Le riunioni di progetto nel lavoro ibrido possono dunque essere efficienti e produttive se ben pianificate e gestite. Le strategie e i consigli sopra elencati possono aiutare a migliorare la comunicazione, la collaborazione e il coinvolgimento di tutti i partecipanti, ma ricordando sempre che la cultura aziendale gioca un ruolo fondamentale nel determinarne l’efficacia, a prescindere se in presenza o da remoto.

Inoltre, è sempre utile monitorare e valutare l’efficacia delle riunioni nel tempo. Questo può essere fatto attraverso sondaggi e feedback dei partecipanti, per permettere un continuous improvement e miglior engagement di tutti.

Con un po’ di impegno e attenzione, è possibile rendere le riunioni di progetto nel lavoro ibrido un valido strumento al pari di quello “classico”.

Il progresso si agevola, non si ostacola.

About the authors:

Marco Cangiano

Project Manager, Product Owner e docente con formazione in modern digital economy. Negli anni universitari, inizia progettando e collaborando ad iniziative incentrate allo sviluppo di concept per futuri scenari dell’automotive con alcuni grandi brand europei, che vedranno negli anni la loro realizzazione su modelli di segmento sportivo. Dopo aver gestito vari progetti IT per clienti terzi (Salesforce, web, app, codec specifici) ha seguito un Master in Digital Marketing & Communication, per poi partecipare al progetto di Developing & Relationship Management promosso da “McKinsey & Company”, rimanendo affascinato dalle tematiche di ingegneria gestionale ed aziendale, distinguendosi per le innate attitudini e qualità caratteriali. Per questo consegue certificazioni di settore in Project Management, consolidando nozioni e competenze. Approda infine in una realtà affermata come ELIS, condividendone completamente vision, mission e valori. Attualmente prosegue il continuo aggiornamento professionale in ambito AI e Project Management.