Progetti, programmi e portfolio cosa sono? quali le differenze?

Rubrica Competenze di Project Management, a cura di Venera Monaco

articolo di Venera Monaco

Cos’è un progetto? E un programma? E un portfolio? Facciamo un po’ di chiarezza

In questo breve articolo approfondiamo la definizione di progetto, programma e portfolio così come proposto dalla maggior parte degli standard di project management. Lo scopo è quello di sapere riconoscere all’interno delle organizzazione i progetti, distinguerli dai programmi e dai portfolio, sapere soprattutto riconoscere come sono interlacciati e come far convivere esigenze e obiettivi diversi.

E’ importante inoltre che i project manager così come i manager e tutte le persone coinvolte riconoscano questa distinzione all’interno della propria organizzazione.  

Progetto

Il progetto è un’iniziativa complessa che ha durata finita, cioè ha un inizio e una fine ben localizzate nel tempo. La complessità e la durata finita sono quindi le due caratteristiche principali del progetto.

Un semplice task che possiamo affrontare in poche ore o pochi giorni non è dunque un progetto. Il progetto ha inoltre la caratteristica di produrre deliverable, che ovviamente possono essere essere tangibili o meno. Un deliverable può essere un edificio, un satellite piuttosto che un nuovo modello organizzativo o una ricerca scientifica.

Il progetto ha dunque un ambito (lo scopo del progetto) definito e circoscritto, per il quale è previsto un budget e delle risorse univocamente determinate. Il project management è la metodologia attraverso la quale in modo proattivo e utilizzando solidi processi, possiamo gestire le attività del progetto al fine di ottenere il risultato previsto, nei tempi e nel budget previsti.

Programma

Le organizzazioni si trovano spesso ad affrontare  anche iniziative di dimensioni molto grandi che se gestite nella loro interezza avrebbero un livello di complessità che si farebbe fatica a governare. Queste iniziative vengono allora suddivise in più progetti che hanno tra loro delle relazioni e obiettivi comuni. Ogni progetto essendo più piccolo dell’iniziativa completa ha una più facile gestione e governabilità. L’insieme di questi progetti che costituiscono nella loro interezza l’iniziativa principale prende il nome di programma.

Un programma dunque è un insieme di progetti con uno o più obiettivi comuni. E’ però necessario avere un coordinamento a livello programma affinché i singoli progetti rimangano focalizzati sugli obiettivi più generali del programma senza limitarsi ad interessi di natura locale.

L’organizzazione per programmi è necessaria per assicurare i benefici complessivi, si tratta tipicamente di benefici a medio e lungo termine, non sempre quantizzabili ma spesso anche di natura qualitativa. Si pensi ad esempio ai programmi di natura organizzativa e sociale dove tra i benefici potrebbero esserci la qualità della vita delle persone oppure ai programmi intergovernativi per il controllo dei cambiamenti climatici, oppure ancora ai programmi in ambito spaziale.

Portfolio

I portfolio sono delle organizzazioni più grandi dei programmi in cui possono essere raggruppate varie iniziative. A differenza dei programmi e dei progetti che sono accomunati da una durata finita, i portfolio sono delle strutture stabili, legate all’organizzazione e cambiano di solito con i cambi organizzativi.

Un portfolio può raggruppare al suo interno più programmi e/o progetti, includere operazioni o enti di supporto anche essi di natura stabile con l’obiettivo di un controllo strutturato. Si pensi alle divisioni aziendali al cui interno appunto ricadono attività di tipo progettuale e attività di tipo operativo.

I progetti all’interno del portfolio spesso hanno degli elementi comuni, ma non è strettamente necessario, le ragioni per raggruppare progetti ed entità in portfolio diversi possono essere di varia natura.  Ci sono organizzazioni che hanno dei portfolio per organizzare le linee di business, altre che invece raggruppano le attività per siti geografici. Il portfolio ha una finalità che è per lo più di controllo finanziario.

Articolo di Venera Monaco

Bibliografia

PMBOK – Project Management Institute