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LA NEGOZIAZIONE COME CARATTERISTICA INNATA ED INEVITABILE

Vi siete mai chiesti quante volte “negoziamo” nella nostra vita per qualsiasi finalità? Oltre che sul posto di lavoro, dove possiamo pensare essere più normale, lo facciamo continuamente anche nella nostra vita privata, con tutti: familiari, amici , vicino di casa , ecc. ecc.

I motivi per cui lo facciamo sono i più disparati: dal concordare sul come condividere le faccende casalinghe , al decidere dove andare in vacanza o nelle riunioni di condominio per le varie scelte comuni. Grazie al fatto che siamo “esseri relazionali” il non trovarsi in una qualche situazione di negoziazione è praticamente impossibile! La negoziazione è probabilmente così insita nel nostro pensiero e nel nostro comportamento che qualche volta neanche ci accorgiamo di farlo.

Però spesso ne siamo frustrati e magari ne usciamo anche delusi e insoddisfatti, perché forse quella volta non abbiamo saputo cogliere delle possibilità o trovare la giusta strategia per arrivare alla nostra soddisfazione.

La buona notizia è che, prendendone coscienza e con un po’ di preparazione ed esercizio, si possono affrontare le situazioni negoziali con un approccio strutturato e con la possibilità di poterle gestire attivamente per valorizzare al massimo i nostri interessi.

Nel leggere questo libro ho potuto anche comprendere meglio i miei personali limiti e le mie caratteristiche riguardo l’approccio alle situazioni di negoziazione e capire che è sì un’arte, ma è possibile apprendere ed applicare (con un po’ di esercizio) delle tecniche specifiche ed attuare un approccio (quanto più possibile) vincente.

Inoltre per chi nella professione si deve confrontare con la gestione di attività progettuali o comunque manageriali nel senso più ampio, una buona capacità di negoziazione è una delle “soft skills” che è sicuramente fondamentale ed altamente necessaria.

LO STILE DEL LIBRO

Il libro si rivolge anche al lettore inesperto oltre che al professionista o manager che per mestiere fa uso “intensivo” della negoziazione. Il linguaggio e le spiegazioni nel libro sono veramente molto chiari e comprensibili alla platea più ampia, ma anche particolarmente rilevanti per professionisti e manager, grazie all’applicabilità pratica nel contesto lavorativo. Inoltre la compattezza del libro permette la completa lettura con tempistiche brevi.

La struttura del libro è ben articolata e semplice. In sostanza il libro si divide molto chiaramente in sole due parti: la preparazione e la conduzione della negoziazione. I contenuti sono posti in maniera molto logica e consequenziale e il lettore viene guidato in un percorso che si può definire “congeniale” di apprendimento delle tematiche sulla negoziazione.

Inoltre il libro è anche arricchito da tracce di esercizi sia di autovalutazione che di casi di studio realistici, sulle tematiche proposte, che rappresentano degli strumenti molto utili per chi volesse cimentarsi nel provare ad applicare nella pratica i concetti descritti. Infine nelle appendici finali vi sono degli utili riepiloghi che aiutano a schematizzare e consolidare gli argomenti esaminati durante i capitoli precedenti.

L’IMPORTANZA DELLA PREPARAZIONE E DELLO STUDIO DEL CONTESTO

Come ogni attività umana l’improvvisazione spesso non è sufficiente per avere la garanzia del massimo controllo e della piena confidenza sul raggiungimento degli obiettivi. Purtroppo il negoziare è ancora visto da molti come un’arte personale e non come una pratica esercitabile con una efficace disciplina e replicabilità.

Il libro dimostra, con elementi chiari ed illustrati in modo ben strutturato e supportati da richiami ad autorevoli riferimenti, che è certamente possibile approcciare alla negoziazione, in qualsiasi contesto, con un “metodo” pianificabile preventivamente che permetterà di controllare attivamente lo svolgimento in itinere.

Gli autori forniscono un vero e proprio manuale operativo per poter eseguire la preparazione ad una negoziazione nel modo ottimale aumentando al massimo le possibilità di portare a casa il miglior risultato possibile. Quello che mi ha colpito è la scientifica modalità con cui dovrebbe essere impostata e preparata una negoziazione per essere vincente. Nel libro sono elencate passo-passo tutte le azioni preventive che andrebbero poste in atto e sono forniti esempi molto efficaci che fanno subito capire i concetti in modo molto pratico. Senza entrare in dettagli specifici (che lasciamo alla lettura del testo) si può anticipare che viene descritto uno “schema metodologico” di preparazione della negoziazione che può guidare in modo preciso e senza incertezze il professionista che vuole poter governare con successo la trattativa.

Quindi il primo messaggio degli autori è che anche (e soprattutto) nella negoziazione è fondamentale prepararsi prima, studiare il contesto e le caratteristiche dell’ambito in cui ci si troverà a negoziare.

Gli autori formulano un percorso preparatorio strutturato in otto passaggi che permettono di analizzare il contesto di negoziazione e di comprendere quali siano gli aspetti salienti: gli obiettivi (di tutte le parti coinvolte), i vincoli, i rapporti di forza, le alternative, le alleanze e molto importante l’aspetto relazionale che si svilupperà durante la trattativa. Questo aspetto è il più interessante (a mio avviso) perché il terreno su cui ci si muove è intriso di elementi relazionali e la gestione di tali aspetti è umanamente inevitabile, ma può dare un vantaggio molto importante a chi lo riesce a ben gestire in modo assertivo. Quindi gli autori spingono molto sul consigliare di sforzarsi di impostare un equilibrato rapporto con la controparte, studiando bene le caratteristiche delle persone e del contesto in cui si trovano ad operare. Le famose “soft-skills” possono essere determinanti anche in queste situazioni che, come accennavo prima, sono permeate dagli aspetti squisitamente umani e relazionali, oltre che dall’asettico calcolo di convenienza .

Una parte importante è dedicata alla definizione dell’approccio negoziale da tenere. Il libro ne definisce quattro differenti approcci di riferimento che sono utili per poter impostare una dinamica che caratterizzerà la strategia negoziale e l’evoluzione della trattativa.

Un ultimo aspetto è dedicato anche all’etica della negoziazione (che si interseca con quella prettamente personale) che comunque fornisce dei “binari” entro i quali il negoziatore intende muoversi (e anche per questo aspetto gli autori forniscono diversi modelli di riferimento e come comportarsi nel riconoscerli nella controparte).

Infine la prima parte termina con uno schema operativo che riepiloga gli otto passaggi preparatori che vanno attuati per poter avere la trattativa sotto controllo e governarla opportunamente.

SI VA IN SCENA: COME CONDURRE LA NEGOZIAZIONE

Come detto poc’anzi, è opportuna una buona fase preparatoria prima di “aprire le danze” e andare a partecipare alla fase negoziale vera e propria.

Il termine “danzare” forse fornisce la metafora più visiva per rappresentare questa fase. Bisogna conoscere bene i “passi” e lo sforzo sta nel sincronizzarsi al meglio con la controparte, affinché non ci si pesti i piedi a vicenda e si renda la trattativa una sofferenza, invece che un lavoro congiunto per trovare la massima soddisfazione reciproca ( che una trattativa veramente di successo dovrebbe sempre garantire). L’aspetto “danzante” è anche evidenziato da un susseguirsi di passi negoziali che possono essere ripetuti, secondo una schema ben preciso, per tentare di individuare quel percorso che sia il più congeniale a tutte le parti coinvolte, per la massima soddisfazione comune.

Quindi, contrariamente alla precedente fase che è stata descritta essere orientata all’analisi e alla pianificazione, in questa seconda fase entra in gioco in modo importante anche “l’arte della negoziazione”. Per quanto ci si sia sforzati in precedenza (e pur rimanendo all’interno delle linee strategiche individuate) l’improvvisazione rimane un elemento ineliminabile che rappresenta il “sale” della negoziazione stessa nel rispetto di quanto preventivato nella prima fase. Da sottolineare che tutto quello che è stato studiato e impostato nella prima fase è assolutamente da tenere sempre come riferimento e guiderà i passi di “danza negoziale”, ma bisogna essere sempre pronti ad adattarsi “al volo” agli imprevisti, previsioni non corrette o mutate condizioni e rimodulare in itinere la rotta ottimale per il buon esito della trattativa.

Gli autori danno anche per questa seconda fase delle preziose indicazioni che vanno nella direzione di prima di tutto di inquadrare il contesto generale della trattiva e la controparte, raccogliendo le informazioni e stabilendo delle regole del gioco in modo chiaro e condiviso, costruendo una comunicazione che sia efficace. Lo scopo fondamentale per tutta la trattativa è di avere chiaro il contesto di negoziazione che ci si trova “sul campo” e di come poterlo controllare, dato che è un aspetto strategico per l’intero processo negoziale. E’ da evidenziare l’efficace aiuto degli autori che forniscono continuamente delle chiare raccomandazioni operative e che poi sono riassunte per comodità del lettore in coda a tutti i paragrafi.

L’aspetto squisitamente umano nella negoziazione emerge potentemente nella seconda parte del libro. La visione della trattativa non è fornita come un processo asettico, schematico e quindi “freddo”, ma bensì (e direi più che giustamente) è espressa come qualcosa di “caldo” mediante quelle caratteristiche tipicamente relazionali che governano tutte le interazioni umane. Quindi gli aspetti di: corretta comunicazione, gestione delle emozioni, curiosità e ascolto, empatia, sapiente alimentazione di un ambiente fiduciario e in generale di costruzione di un corretto ed equilibrato ambiente relazionale sono tutte caratteristiche che appaiono come il fulcro dell’azione negoziale descritta dal libro (il successo o il miglior risultato ottenibile sarà una conseguenza di tale opera). Dalle indicazioni nel libro quindi si può dedurre che il sapiente utilizzo e sviluppo delle proprie “soft-skills” può essere un elemento differenziante e vincente, che ogni buon negoziatore deve saper mettere in campo in ogni momento della conduzione della negoziazione. Inoltre nel libro si forniscono numerosi spunti anche sugli atteggiamenti pregiudiziali (i famosi “bias”) di cui, ad un livello più o meno inconscio, noi tutti siamo vittime nel rapportarci con gli altri e quindi anche nelle situazioni negoziali dove possono giocare chiaramente un ruolo determinante per tutte le parti coinvolte. Il libro fornisce consigli utili, con esempi e suggerimenti, sul come comportarsi di fronte alle varie situazioni che possono presentarsi rispetto ai bias e come gestirli al meglio. Inoltre vi sono descritte tutta una serie di trucchi e tattiche per la conduzione “smart” della trattativa nell’ottica di gestire al meglio ogni possibile situazione.

Infine segue la fase di chiusura della trattativa che è altrettanto importante rispetto alle prime due per consolidare i risultati raggiunti in modo affidabile e vincolante in modo da assicurare l’effettiva realizzazione di quanto stabilito, nell’interesse delle parti coinvolte.

ESERCIZI PER METTERSI ALLA PROVA

Alla fine del libro si trovano anche utili appendici che contengono degli interessanti test per scoprire quale stile di negoziazione ci appartiene. Inoltre vi sono degli utili esercizi realistici e ben dettagliati su alcuni use cases che possono dare un’idea concreta sul come attuare quanto descritto nei capitoli precedenti. Infine vi sono anche delle indicazioni sugli errori più comuni da evitare di commettere.

CONSIDERAZIONI FINALI E COSA “PORTARE A CASA”

Come accennato all’inizio abbiamo tutti la necessità (volenti o nolenti) di dover negoziare in ogni momento della nostra vita privata e professionale per i più svariati motivi ed obiettivi. Questo libro offre al lettore uno strumento operativo oltre che formativo (sia nell’ambito professionale che anche nella vita privata) per chiunque voglia migliorare la propria capacità di negoziare, divenendo pienamente coscienti di come poterlo fare correttamente e ottenendo i migliori risultati possibili dalle nostre situazioni negoziali.

Tale capacità è sicuramente molto importante in particolare per i ruoli professionali manageriali che si trovano continuamente a dover ingaggiare delle negoziazioni (non solo con i clienti) ma anche e soprattutto con l’interno della propria realtà aziendale, per riuscire ad ottenere il meglio da tutti gli attori coinvolti, nell’interesse complessivo. Questo libro può dare sicuramente un aiuto in tale senso.

GLI AUTORI

Francesco Caporali: è cofondatore di Capcost, azienda specializzata nel supporto al Procurement di servizi di Information & Communication Technology. Negozia intensamente ed eticamente accordi di fornitura per conto di grandi e medie aziende da 20 anni, cercando di portare risultati tangibili e sostenibili nel tempo.

Flavio Tosi: è il fondatore di Business Exploration, società che dal 2009 supporta aziende industriali e startup ad alta tecnologia nel costruire con metodo l’entrata su nuovi mercati, la vendita di nuovi prodotti e servizi, il lancio di nuove attività imprenditoriali.

Rating Management Talks:   4,7 su 5

Recensione Management Talks a cura di: Umberto Surricchio