Di Stefania Lombardi

Premessa dell’autrice

Il presente contributo nasce come rielaborazione in forma di proceedings di uno dei quattro interventi presentati il 5 febbraio 2026 a Firenze in occasione dell’evento “Virtuose storie di Project Management al femminile – Fonte di ispirazione per tutti i PM”, promosso da PMI Central Italy.

La riflessione prende avvio da una presentazione pubblica in cui il caso della rivista scientifica digitale in Diamond Open Access “Le voci di Sophia” (https://LeVocidiSophia.it ) è stato proposto come esperienza applicativa del project management in ambito culturale e accademico.

Al momento dell’avvio della stesura, il riferimento metodologico consolidato era costituito dalle edizioni 6 e 7 del “A Guide to the Project Management Body of Knowledge”. L’ottava edizione del “A Guide to the Project Management Body of Knowledge” è stata pubblicata recentemente; tuttavia, l’impianto concettuale che essa formalizza – in particolare l’integrazione tra value delivery, principi guida e domini di performance – era già in parte prefigurato nella traiettoria evolutiva delle edizioni precedenti.

In qualità di contributor ai contenuti delle edizioni 6, 7 e 8 del PMBOK®, ho potuto coglierne la direzione teorica e metodologica, anticipandone l’orientamento verso una visione integrata e orientata al valore. L’articolo riflette dunque una continuità concettuale più che una discontinuità editoriale.

Abstract (Italiano)

Il contributo analizza il caso della rivista scientifica digitale in Diamond Open Access Le voci di Sophia come applicazione strutturata dei principi del project management in ambito culturale e accademico. Attraverso l’integrazione delle Focus Areas, dei principi guida e dei Performance Domains del “A Guide to the Project Management Body of Knowledge”, il progetto viene esaminato come modello di value delivery orientato alla sostenibilità scientifica e alla governance trasparente.

L’articolo evidenzia come un’iniziativa volontaria possa evolvere in infrastruttura organizzativa replicabile, grazie a processi standardizzati, rendicontazione dell’impatto e gestione consapevole dei rischi. L’analisi SWOT e il percorso di apprendimento organizzativo mostrano inoltre come gli ostacoli istituzionali possano trasformarsi in leve di maturazione strategica.

Il project management emerge così non solo come disciplina operativa, ma come pratica epistemologica capace di costruire condizioni di riconoscimento e universalità nel sistema della produzione scientifica.

Abstract (English)

This article examines the digital Diamond Open Access journal Le voci di Sophia as a structured application of project management principles within a cultural and academic context. By integrating the Focus Areas, guiding principles, and Performance Domains of the A Guide to the Project Management Body of Knowledge, the project is analyzed as a value-delivery model oriented toward scientific sustainability and transparent governance.

The study demonstrates how a volunteer-based initiative can evolve into a replicable organizational infrastructure through standardized processes, impact reporting, and conscious risk management. The SWOT analysis and the learning process triggered by institutional setbacks further illustrate how constraints can become drivers of strategic maturation.

Project management thus emerges not merely as an operational discipline, but as an epistemological practice capable of creating conditions of recognition and universality within the scientific production system.

Incipit

Cosa succede quando il project management incontra un progetto che non nasce per generare profitto, ma per generare conoscenza?

Siamo abituati ad associare il project management a budget, milestone, ROI e roadmap industriali. Ma cosa accade quando il progetto è una rivista scientifica in Diamond Open Access, avviata come iniziativa volontaria e sostenuta inizialmente da un investimento personale?

Il caso della rivista digitale “Le voci di Sophia” offre una risposta concreta: il project management non è uno strumento per fare profitto, ma per costruire valore strutturato, misurabile e replicabile.

Volontario non significa improvvisato. Significa scegliere di partire dalla missione, senza rinunciare al metodo.

Dalla logica dei processi alla logica del valore

Il progetto è stato strutturato inizialmente in coerenza con le edizioni 6 e 7 del “A Guide to the Project Management Body of Knowledge”, e oggi trova piena sistematizzazione nell’impianto dell’“A Guide to the Project Management Body of Knowledge” del Project Management Institute.

La struttura operativa segue le cinque fasi classiche:

• Initiating
• Planning
• Executing
• Monitoring & Controlling
• Closing

Nel PMBOK® 8 queste diventano Focus Areas: non prescrizioni rigide, ma ancoraggi che collegano principi e performance domains. Il PMBOK® 8 riorganizza i domini di performance in aree quali:

• Governance
• Scope
• Schedule
• Finance
• Stakeholders
• Resources
• Risk

Nel progetto editoriale questi domini risultano chiaramente presidiati:

• Governance → struttura decisionale trasparente e rendicontazione dell’impatto scientifico.
• Stakeholders → comunità accademica, autori, revisori, lettori.
• Resources → coordinamento di un team qualificato.
• Risk → controllo qualità e antiplagio.
• Scope → definizione dell’identità scientifica (Area 11).

I deliverable non sono simbolici: ISSN, DOI, 98 prodotti della ricerca rendicontabili costituiscono output misurabili e verificabili. Il valore è reso tracciabile. Nel caso specifico, questo ha significato:

• definizione chiara dello scopo scientifico;
• identificazione degli stakeholder accademici;
• pianificazione di risorse limitate ma qualificate;
• integrazione della qualità nel processo editoriale;
• standardizzazione di deliverable misurabili (ISSN, DOI, piattaforma digitale).

Il risultato? 98 prodotti della ricerca tracciabili e rendicontabili. Il valore non è dichiarato: è documentato.

Il business case quando il profitto non è immediato

Uno dei passaggi più interessanti riguarda il business case. In un contesto culturale, il ritorno economico non è immediato. Il valore viene costruito attraverso:

• riconoscimento scientifico;
• governance trasparente;
• qualità editoriale e controllo antiplagio;
• interoperabilità internazionale.

Qui emerge con chiarezza il passaggio concettuale dal PMBOK 6 (process-driven) al PMBOK 7 e 8 (principle-driven e value-oriented): il focus non è solo “fare correttamente il progetto”, ma generare valore sostenibile nel tempo. Oggi c’è un investimento personale. Domani c’è un asset reputazionale e organizzativo attrattivo per investitori a impatto.

Quando un rifiuto diventa leva strategica: la SWOT

Un momento cruciale del percorso è stato il rifiuto dell’indicizzazione in Scopus.

Invece di rappresentare un fallimento, è diventato un trigger di maturazione organizzativa, analizzato attraverso una SWOT strutturata.

Strengths

• identità scientifica definita;
• processi standardizzati;
• tracciabilità dei contenuti.

Weaknesses

• giovane storicità;
• massa critica internazionale ancora in consolidamento.

Opportunities

• rafforzamento dei metadata;
• miglioramento degli standard editoriali;
• transizione a Crossref.

Threats

• competizione con riviste consolidate;
• criteri di indicizzazione stringenti.

Il risultato è stato un rafforzamento della governance e un salto di qualità infrastrutturale. L’errore, se governato, diventa leva evolutiva.

Tailoring mindset in un contesto non convenzionale

Il PMBOK® 8 insiste sull’importanza del tailoring: adattare processi e framework al contesto. Una rivista Diamond Open Access presenta condizioni peculiari:

• alta esposizione reputazionale;
• risorse finanziarie limitate;
• standard qualitativi elevatissimi.

Applicare il project management in questo scenario significa rielaborare strumenti nati in ambito industriale e trasformarli in dispositivi di governance culturale. Non è una riduzione del metodo. È la sua maturità.

Conclusione: Un insight per la community

Questo caso mostra che il project management:

• è applicabile anche in contesti non profit;
• può generare valore prima ancora del profitto;
• trasforma iniziative personali in sistemi replicabili;
• rende misurabile ciò che altrimenti resterebbe informale.

In ultima analisi, il project management non è solo una disciplina tecnica. È una pratica di responsabilità verso il valore che si decide di costruire. E quando metodo, visione e accountability si incontrano, anche un progetto volontario può diventare infrastruttura di conoscenza.

Stefania Lombardi:

Stefania Lombardi è project manager e direttrice della rivista scientifica digitale in Diamond Open Access Le voci di Sophia. È contributor ai contenuti delle edizioni 6, 7 e 8 del “A Guide to the Project Management Body of Knowledge” del Project Management Institute.

La sua attività si colloca all’intersezione tra governance scientifica, project management e riflessione teorica sull’universalità e sulle condizioni di riconoscimento nello spazio pubblico della conoscenza.

Si occupa di modelli organizzativi applicati ai contesti culturali e accademici, con particolare attenzione alla sostenibilità scientifica e alla costruzione di valore nel lungo periodo.