di Alessandro Amadio
La costruzione di una vetrina personale
A chi non è mai capitato di incappare in comunicazioni effettuate a mezzo mail lunghe, particolarmente leziose e dettagliate, indirizzate a numerosi attori del processo aziendale ed anche ai vertici pur non interessati alla dinamica specifica?
La falsa mitologia delle email lunghe e dettagliate, che si spaccia per uno strumento di comunicazione informativa ma in realtà si configura come un vero e proprio flagello, rappresenta uno dei fenomeni più insidiosi e frustranti del mondo della comunicazione moderna. Questa modalità di invio di messaggi particolarmente tossica si è diffusa come una vera e propria piaga, alimentata da un desiderio spesso più di autocelebrazione e di autotutela che di reale condivisione di informazioni utili. L’idea che un’email possa essere un veicolo di trasparenza e di approfondimento si trasforma in realtà in una vetrina personale, in cui chi scrive si sente in diritto di tutelarsi e in dovere di mostrare la propria competenza, i propri risultati, le proprie segnalazioni, puntando ad attirare l’attenzione di un pubblico che, nella maggior parte dei casi, non solo non è interessato, ma si trova anche coinvolto in modo passivo e talvolta fastidioso.
Questa pratica si manifesta attraverso email di ampia diffusione, estremamente lunghe, verbose, piene di dettagli, dati, allegati e, in alcuni casi, divagazioni che rischiano di perdere il filo del discorso originale. La maggior parte di queste comunicazioni tossiche sembrano essere state scritte con l’obiettivo di “coprire tutto”, di dimostrare di aver preso in considerazione ogni singolo aspetto, anche quelli di secondaria importanza, creando così un testo che si dilunga oltre il necessario. Il problema non sta tanto nel fornire informazioni, quanto nel farlo in modo efficace e rispettoso del tempo di chi legge. La prolissità, in questo caso, diventa un vero e proprio modo di ostentare, di mettersi in mostra, verso i vertici ma anche verso i propri colleghi, di cercare approvazione o di ottenere riconoscimenti pubblici attraverso una piattaforma che dovrebbe invece favorire la comunicazione efficiente e mirata.
L’aspetto più paradossale di questa falsa mitologia è che spesso, dietro questa abbondanza di dettagli e di segnalazioni, si nasconde un tentativo di coinvolgimento che non è autentico, ma piuttosto un modo per tutelarsi o per mettere in mostra le proprie capacità, risultati o segnalazioni di rilievo di fronte a una platea molto ampia e di alto livello, che, nella realtà, raramente ha il tempo o l’interesse di leggere tutto. È come se si volesse trasformare ogni email in un palcoscenico, con sé stessi come protagonisti assoluti, coinvolgendo in copia persone di elevato rilievo, come il Papa o il Presidente della Repubblica, nella vana speranza di creare un’eco più ampia e di ottenere riconoscimenti pubblici, anche solo indiretti. Questo atteggiamento, oltre a essere ridicolo nella sua esagerazione, rappresenta un enorme spreco di tempo e di risorse per chi dovrebbe leggere queste comunicazioni, che potrebbero essere ben più brevi, mirate e rispettose del tempo altrui.
La realtà è che questa modalità di comunicare attraverso email lunghe, dettagliate e spesso monologanti, costituisce un vero e proprio flagello per l’efficienza e la produttività. Chi scrive perde tempo nel preparare testi prolissi, spesso ripetitivi, e si espone al rischio di perdere l’attenzione del destinatario, che si trova a dover scartabellare tra pagine di informazioni per trovare il punto centrale o il messaggio chiave. Chi invece riceve queste email si trova spesso a dover dedicare tempo prezioso per leggere comunicazioni che, nella maggior parte dei casi, potrebbero essere sintetizzate in poche righe, con il massimo dell’efficacia e senza fronzoli ma spesso e volentieri anche a rispondere puntualmente ai dettagli presenti nella mail di partenza.
Per risolvere questa situazione, è fondamentale adottare una regola semplice ma efficace: le email devono essere inviate solo agli interessati, preferibilmente a una sola persona o, al massimo, a due o tre in copia, in modo da mantenere un livello di comunicazione diretto e puntuale. Questo approccio permette di risparmiare tempo, di aumentare l’efficacia della comunicazione e di evitare inutili dispersioni di attenzione.
È importante ricordare che il rispetto del tempo altrui è uno dei principi fondamentali di una comunicazione civile e professionale, e che l’eccesso di dettagli e di coinvolgimenti impropri non fa altro che ostacolare questo obiettivo.
In azienda, bisogna smascherare questa falsa mitologia delle email verbose e autoreferenziali come uno dei principali ostacoli alla comunicazione efficace. Promuovere l’uso di messaggi brevi, mirati e rispettosi del tempo di chi legge e quindi delle persone cui sono rivolte è un passo fondamentale per rendere le nostre comunicazioni più funzionali, produttive e rispettose delle risorse di tutti.
La tattica per contenere il fenomeno
Per rispondere efficacemente alle email autoreferenziali che vengono diffuse a livello globale con l’obiettivo di mettere in risalto le proprie qualità o successi personali, è importante adottare un approccio sia professionale sia strategico, evitando di alimentare ulteriormente questa dinamica. Innanzitutto, è fondamentale mantenere un tono cortese e rispettoso, riconoscendo la buona volontà o l’intento positivo dietro il messaggio, anche se si percepisce che si tratta di una comunicazione eccessivamente focalizzata su sé stessi. Tuttavia, la risposta dovrebbe essere equilibrata e orientata a ristabilire un focus più rilevante rispetto al contenuto della comunicazione, indirizzando la conversazione verso obiettivi concreti e condivisi piuttosto che sull’autocelebrazione.
Una strategia efficace consiste nel rispondere ringraziando per aver condiviso le proprie esperienze o successi, ma poi orientare la conversazione su temi più pertinenti e utili per entrambe le parti. Ad esempio, si può chiedere chiarimenti su come le proprie competenze o iniziative possano contribuire a un progetto comune o a obiettivi condivisi, spostando così l’attenzione dall’autocelebrazione a un confronto più costruttivo e orientato ai risultati. È importante evitare di entrare nel merito delle affermazioni autoreferenziali, limitandosi a risposte che siano concise e che ribadiscano l’interesse per un dialogo più sostanziale.
Un altro aspetto importante è l’uso di risposte che sottolineino la volontà di collaborare o di condividere informazioni utili, senza però indulgere in complimenti o riconoscimenti eccessivi che potrebbero alimentare ulteriormente l’autoreferenzialità. Se la comunicazione si rivolge a un pubblico più ampio, può essere utile anche adottare un tono più istituzionale, che evidenzi l’importanza di obiettivi comuni e di un approccio professionale, piuttosto che di auto-promozione personale.
In alcuni casi, può essere appropriato rispondere con una comunicazione più neutra o generale, che riconosca il messaggio senza entrare nel merito delle affermazioni personali, mantenendo così una posizione di distacco che evita di alimentare la dinamica autoreferenziale. Se si tratta di email ripetitive o di natura più di auto-presentazione, potrebbe essere anche utile coinvolgere i destinatari in discussioni più concrete, proponendo incontri, webinar o scambi di idee su temi specifici di interesse comune, così da spostare l’attenzione su contenuti di valore condiviso.
Conclusioni
In generale, la chiave per contrastare efficacemente le email autoreferenziali consiste nel rispondere con professionalità, mantenendo un focus sui temi rilevanti, senza lasciarsi coinvolgere in dinamiche di autoelogio o di visibilità personale, e promuovendo un dialogo più sostanziale e orientato alla collaborazione. Questo approccio aiuta a mantenere l’equilibrio tra rispetto e fermezza, evitando di alimentare un linguaggio o comportamenti che potrebbero risultare poco efficaci o poco professionali.
Solo così potremo evitare che questa pratica si trasformi in un vero e proprio flagello, e potremo recuperare il valore e l’efficacia che un tempo le email avevano come strumento di scambio di informazioni e di collaborazione.
Alessandro Amadio
È laureato in Scienze Agrarie e in Economia. Ha un Master in Operations e Supply Chain alla SDA Bocconi ed è componente del comitato tecnico scientifico di Tecniche Nuove per la rivista “Logistica & Supply Chain”. È autore di N° 11 pubblicazioni manageriali, (n° 2 con Buffetti Business Editore; n° 9 con Franco Angeli Editore alcune delle quali tradotte in lingua inglese) e fatto varie docenze in ambito Manageriale, Assioma Management e altri player. Ha condotto 18 progetti di consulenza direzionale di riorganizzazione ed efficientamento aziendale con Assioma Management e varie esperienze manageriali come Supply Chain Manager e Direttore Operativo e di Stabilimento. Le più rilevanti nel Gruppo Scandolara SPA nella Cirio/Pietro Coricelli SPA e nel gruppo Selettra. Oggi Direttore Operations e Supply Chain per la Meccanica H7.
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